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대한예수교장로회 각 교회는 필수기관으로 공동의회가 있다. 이 공동의회는 교인총회에 해당한 최고 의결기관이다. 공동의회는 교회 정관으로도 없애지 못한다. 정관에 반드시 공동의회가 규정되어 있어야 한다.

교회 이름으로 결의되었다고 할 때는 반드시 그 결의 근거는 공동의회 결의가 있어야 한다. 정관의 적법성 여부 역시 공동의회가 적법하게 소집되어 적법한 절차에 의해 결의되어야 한다.

공동의회에서 결의되었다면 이를 입증할 수 있는 근거가 있어야 하는데 그것은 곧 공동의회 회의록이다. 회의록에는 기록이 빠지면 인정되지 않는 경우가 있어 기록의 주의가 요망된다.

회의록에는 의결정족수가 출석회원이라면 반드시 출석회원이 기록되어 있어야 한다. 심지어 만장일치 결의되었다고 할지라도 출석회원이 숫자가 반드시 기록되어야 한다. 법원의 판례 형태는 다음과 같다.

그 안건의 구체적 내용에 대한 설명도 없이 가부를 묻는 방식으로 진행되었고, 몇 명이 투표하였는지에 관한 기재도 없으며, 결의방식도 '회장이 가부를 물어 참석자 전원이 이의 없다고 하였고, 달리 이의 제기가 없었다.'라고만 기재되어 있다. 따라서 이 사건 재확인 공동의회결의는 적법한 소집 절차와 결의 절차를 거쳤다고 보기 어려울 뿐만 아니라 적법한 결의요건을 충족하였다고 보기도 어렵다.

이와 같은 공동의회 결의가 적법하게 공동의회가 결의되었다고 볼 수 없다. 심지어 의결정족수가 재적 과반수 출석과 출석회원 3분의 2 이상의 찬성으로 결의되는 정관 규정을 두고 있는 교회는 회의록에 총 재적교회인 몇 명이며, 그 가운데 과반수가 출석하였다는 사실이 기록되어야 한다.

여기서 제적 교인 과반수가 출석했다는 사실을 입증하는 기록이 회의록에 있어야 한다. 예컨대 의결권을 가진 교인들이 회의장을 출입할 때 교인명부를 대조하여 서명한 후 출석한 교인이 몇 명이라는 기록이 회의록이 있어야 한다.

의사정족수와 의결정족수 하자로 공동의회에서 결의되었을 때 회의록에는 적법하게 공동의회에서 결의된 것처럼 회의록을 작성한 경우가 있다. 반대로 적법하게 공동의회에서 결의되었지만 정작 회의록에는 적법하지 않은 가운데 결의한 것처럼 회의록을 기록한 경우가 있다. 모두 문제가 있는 회의록이다. 

적법한 절차에 의해 공동의회가 소집되어야 한다. 이를 정확하게 회의록으로 남겨야 한다. 회의를 마친 이후 공동의회 결의를 확인할 수 있는 길은 회의록뿐이다.